Errores comunes al usar incoterms y cómo evitarlos

La importancia de los Incoterms en el comercio exterior

Los Incoterms (Términos Internacionales de Comercio, por sus siglas en inglés) son una herramienta fundamental en las operaciones de comercio exterior. Creados por la Cámara de Comercio Internacional (ICC), su objetivo principal es estandarizar las responsabilidades de compradores y vendedores en una transacción comercial internacional. Sin embargo, un uso incorrecto de estos términos puede generar confusiones, costos adicionales y conflictos legales.

A pesar de su relevancia, muchas empresas, especialmente pequeñas y medianas, subestiman la complejidad de los Incoterms. Esto conduce a errores frecuentes que podrían evitarse con una correcta formación y planificación. Este artículo explora en detalle los errores más comunes al usar los Incoterms y cómo evitarlos, brindándote estrategias prácticas para maximizar la eficiencia y seguridad de tus operaciones internacionales.

¿Qué son los Incoterms y por qué son esenciales?

Los Incoterms son un conjunto de reglas comerciales internacionales que definen las responsabilidades y obligaciones de las partes involucradas en una transacción internacional. Establecen quién es responsable de los costos, riesgos, seguros y trámites aduaneros desde el origen hasta el destino de la mercancía.

Características clave de los Incoterms:

1. Estandarización: Proporcionan un marco uniforme para evitar ambigüedades en las transacciones internacionales.
2. Flexibilidad: Se adaptan a diferentes tipos de transporte: marítimo, terrestre, aéreo o multimodal.
3. Resolución de conflictos: Ayudan a prevenir disputas comerciales al aclarar las responsabilidades de cada parte.

Los Incoterms no son un contrato en sí mismos, sino que complementan el contrato de compraventa, definiendo aspectos logísticos y financieros clave. Elegir el Incoterm adecuado puede marcar la diferencia entre una operación fluida y una llena de complicaciones.

Beneficios del uso adecuado de los Incoterms

Un correcto uso de los Incoterms ofrece múltiples ventajas, tanto operativas como financieras:

1. Claridad en las responsabilidades: Facilitan la definición de quién es responsable de los costos y riesgos en cada etapa del transporte.
2. Prevención de conflictos: Evitan malentendidos entre las partes, reduciendo las posibilidades de disputas legales.
3. Eficiencia operativa: Permiten una mejor planificación logística y financiera, optimizando recursos.
4. Cumplimiento normativo: Ayudan a garantizar que la operación cumpla con las regulaciones internacionales.

El uso adecuado de los Incoterms no solo simplifica las transacciones internacionales, sino que también protege a ambas partes frente a riesgos y costos inesperados.

Los 7 errores más comunes al utilizar Incoterms

A pesar de la utilidad de los Incoterms como herramienta para facilitar el comercio internacional, su mal uso puede generar consecuencias negativas para las empresas, desde costos innecesarios hasta disputas legales. Estos son los errores más frecuentes y sus implicaciones:

1. No especificar el año del Incoterm

Los Incoterms se actualizan aproximadamente cada década para reflejar los cambios en el comercio global y las normativas internacionales. No indicar el año de la versión utilizada, como "CIF 2020" en lugar de solo "CIF", puede dar lugar a malentendidos entre las partes, ya que las responsabilidades y términos pueden variar considerablemente entre versiones. Por ejemplo, las versiones de 2010 y 2020 introdujeron cambios significativos en términos como FCA (Free Carrier) y CIP (Carriage and Insurance Paid To). La falta de esta especificación en el contrato puede causar interpretaciones incorrectas, afectando tanto la ejecución de la operación como su resolución en caso de conflictos.

2. Elegir un Incoterm incorrecto para el modo de transporte

Cada Incoterm está diseñado para modos de transporte específicos, ya sea marítimo, terrestre, aéreo o multimodal. Usar FOB (Free on Board) para envíos contenerizados es un error común. FOB se utiliza mejor para cargas a granel o no contenerizadas, ya que transfiere el riesgo cuando la mercancía se carga en el buque. Sin embargo, en los envíos contenerizados, donde la entrega suele ocurrir en una terminal antes de ser cargada al buque, los términos más apropiados son FCA o CIP. Este error puede resultar en costos adicionales y disputas sobre quién asume el riesgo en diferentes etapas del transporte.

3. Falta de claridad en los puntos de entrega

Indicar puntos de entrega de manera general, como "FCA Miami", puede ser problemático. Miami, por ejemplo, tiene múltiples terminales y ubicaciones de entrega, lo que da margen para que el vendedor elija la opción que le sea más conveniente, incluso si no es la más adecuada para el comprador. Esto podría generar costos adicionales de traslado o retrasos significativos. Una especificación clara, como "FCA Terminal XYZ, Miami, USA", elimina la ambigüedad y garantiza que ambas partes comprendan exactamente dónde ocurrirá la transferencia de responsabilidades.

4. No verificar las capacidades del vendedor

Cuando se utilizan Incoterms como DDP (Delivered Duty Paid), el vendedor asume la responsabilidad de todos los trámites aduaneros, impuestos y aranceles en el país de destino. Sin embargo, si el vendedor no está registrado como importador en dicho país o no tiene experiencia en el manejo de estos trámites, la operación puede complicarse, generando retrasos, costos adicionales y problemas legales. 

Es crucial que los compradores validen previamente la capacidad del vendedor para cumplir con estas obligaciones antes de optar por un Incoterm que requiera tales responsabilidades.

5. No considerar los riesgos y seguros

Los Incoterms CIP y CIF obligan al vendedor a contratar un seguro para la mercancía, pero solo con una cobertura mínima (generalmente el 110% del valor de la factura). Esta cobertura puede ser insuficiente para mercancías de alto valor o sensibles al daño, dejando al comprador expuesto en caso de un incidente. 

No verificar las condiciones del seguro contratado puede generar pérdidas significativas que podrían haberse evitado con una cobertura más completa y personalizada.

6. Uso inadecuado de EXW

El Incoterm EXW (Ex Works) asigna al comprador todas las responsabilidades desde el momento en que la mercancía está lista en las instalaciones del vendedor. Esto puede ser problemático para compradores internacionales que no estén familiarizados con los procedimientos de exportación en el país de origen, como la obtención de permisos o el despacho aduanero. 

Además, el comprador es responsable de recoger la mercancía en el lugar de origen, lo que puede generar complicaciones logísticas si no se cuenta con los recursos adecuados.

7. Ignorar las responsabilidades de manejo en terminal (THC)

No establecer claramente quién pagará los cargos por manipulación en terminal (Terminal Handling Charges, THC) puede generar disputas entre las partes. Algunos transportistas incluyen estos costos en el flete, mientras que otros los cobran por separado, dejando espacio para malentendidos. Este tipo de ambigüedades puede aumentar los costos y ralentizar el proceso de entrega.

Consecuencias de usar Incoterms incorrectos

El uso inadecuado de los Incoterms puede impactar negativamente en varios aspectos de una operación de comercio exterior:

1. Conflictos legales

Cuando las responsabilidades no están claramente definidas, las diferencias de interpretación pueden derivar en disputas contractuales. Resolver estos conflictos suele implicar gastos legales y tiempos de espera, afectando la relación comercial.

2. Costos adicionales

Errores como elegir el Incoterm equivocado o no considerar cargos específicos pueden generar gastos imprevistos. Por ejemplo, asumir costos de manipulación en terminal que no estaban contemplados en el presupuesto inicial puede inflar significativamente los costos operativos.

3. Retrasos operativos

La falta de claridad en las responsabilidades puede causar interrupciones en la cadena de suministro. Por ejemplo, no especificar correctamente los puntos de entrega puede retrasar el traslado de la mercancía y, en última instancia, afectar los tiempos de entrega al cliente final.

4. Impacto en la relación comercial

Los problemas recurrentes derivados de un uso inadecuado de los Incoterms pueden erosionar la confianza entre compradores y vendedores. Esto podría llevar a una disminución en futuras oportunidades de negocio.

Estrategias para evitar errores al usar Incoterms

Adoptar estrategias adecuadas puede ayudarte a minimizar los riesgos asociados con el mal uso de los Incoterms:

1. Capacitación continua

Es fundamental que los equipos involucrados en comercio exterior reciban formación regular sobre los Incoterms más recientes y sus implicaciones. Esto asegura que comprendan las responsabilidades asignadas y reduzcan los errores operativos.

2. Consultoría especializada

Contar con expertos en comercio exterior o consultores especializados puede marcar la diferencia. Estos profesionales pueden ayudarte a seleccionar el Incoterm adecuado para cada operación, asegurando que las responsabilidades y riesgos estén claramente definidos.

3. Uso de herramientas tecnológicas

Implementar sistemas de compliance o software de gestión aduanera puede automatizar la selección y el manejo de los Incoterms. Estas herramientas reducen el margen de error y aseguran que las operaciones cumplan con las normativas internacionales.

4. Comunicación clara

Especificar todos los detalles relevantes en el contrato, como los puntos de entrega, niveles de seguro y responsabilidades, es esencial para evitar malentendidos. La claridad en la comunicación fortalece la relación comercial y reduce el riesgo de conflictos.

Actualizaciones recientes: Incoterms 2020

La versión 2020 de los Incoterms incluye cambios importantes respecto a la versión anterior de 2010. Algunos de los más destacados son:

• Modificaciones en FCA: Ahora permite emitir un conocimiento de embarque antes de que la carga sea transferida al transportista.
• Mayor flexibilidad en seguros: Se actualizó el nivel mínimo de cobertura en CIP.
• Simplificación en los términos: Se eliminaron confusiones en ciertos términos para facilitar su comprensión y uso.

Checklist para el uso correcto de Incoterms

Para garantizar el éxito de tus operaciones internacionales, utiliza este checklist:

• Verifica que el Incoterm elegido sea el adecuado para el modo de transporte.
• Especifica el año de la versión (por ejemplo, "DAP 2020").
• Detalla el punto exacto de entrega en el contrato.
• Asegúrate de que el seguro contratado cubra los riesgos específicos de la operación.
• Comprueba que todas las partes estén capacitadas para cumplir con sus responsabilidades.

Maximiza la eficiencia en tu comercio internacional

El correcto uso de los Incoterms es esencial para evitar problemas en las transacciones internacionales. Estas reglas no solo facilitan el comercio exterior, sino que también establecen un marco claro y confiable para repartir responsabilidades, costos y riesgos entre compradores y vendedores.

 Al comprender sus implicaciones y evitar los errores comunes, tu empresa puede operar de manera más eficiente, reducir costos operativos y fortalecer las relaciones comerciales con sus socios internacionales.

Implementar estrategias como la capacitación continua de tus equipos, el uso de herramientas tecnológicas avanzadas y la contratación de asesoría especializada en comercio exterior son pasos clave para garantizar una operación sin contratiempos. Este enfoque no solo optimiza la logística, sino que también mejora la rentabilidad al minimizar riesgos y disputas.

En Nowports, entendemos que cada operación comercial tiene sus propios desafíos y necesidades específicas. Por eso, ofrecemos soluciones tecnológicas y servicios logísticos diseñados para simplificar y optimizar tus procesos de comercio internacional, estamos aquí para ayudarte a tomar decisiones informadas y a maximizar el éxito de tus operaciones globales.

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