Cómo mejorar tu productividad mientras desarrollas tu primera empresa

Desde hace más de dos años, tengo la oportunidad de dirigir una empresa que ha crecido de dos empleados a más de 120 en 5 distintos países.

Como imaginarás, el desarrollo de nowports ha tenido sus retos a nivel organizacional, pero también a nivel personal y profesional como CEO y Cofundador.

Parte de mi crecimiento personal incluye el organizar mejor mi tiempo y saber en qué estoy invirtiendo mis actividades del día a día. Por eso, desde hace algunos meses implemento un sistema operativo para mis actividades.

¿Por qué usar un modelo de gestión del tiempo?

Como dice su nombre, un modelo de gestión del tiempo es la manera en la que organizo mi día, incluyendo reuniones, actividades clave y la rutina que deseo tener en mi vida personal.

Desde que comencé, he visto tres claros beneficios:

1. Control sobre mis actividades rutinarias, logrando alinearlas con mis estrategias.

2. Mejor administración, ya que tengo un claro seguimiento de los puntos acordados en reuniones y proyectos.

3. Medición precisa, con reportes sobre cuánto tiempo invierto en cada tema, tarea y reunión.

Todo esto me da herramientas para mejorar cada día y establecer prioridades.

4 actividades para organizar mi tiempo

Cada tarea se clasifica en 4 tipos de los que depende el tiempo máximo que les puedo dedicar.

1. Agenda

45 minutos máximo por juntaSon las reuniones con otra gente para revisar un tema en específico. Por lo general no se pueden mover de hora. Todos los eventos en agenda deben tener un objetivo claro que se cumpla al finalizarse. Por ejemplo, definir si se va a renovar el contrato del CRM.

2. Acciones (Next Actions)

1 hora máximo por actividadYa sea llenar documentos, crear estrategias, redactar un correo importante o incluso programar, son tareas que puedo realizar solo y requieren toda mi atención. Dedicar más tiempo a una sola actividad evita que me concentre lo suficiente para alcanzar mi productividad máxima.

3. Seguimiento (Follow up)

5–10 minutos por recordatorioParece muy simple, pero es clave para poder asegurar el avance de proyectos, documentos e ideas. A veces comunicamos planes que se quedan en el aire porque no se definieron acciones o la persona responsable no ha trabajado en ellos.

La comunicación puede ser por mensaje, teléfono o correo, dependiendo de los canales de comunicación definidos por la empresa. Un ejemplo de seguimiento es "Recordar a Elisa sobre política de vacaciones".

4. Día a día (Routine)

Depende de la actividadAlgunas tareas de mi rutina pueden no ser estratégicas para el desarrollo de nowports pero clave en mi bienestar, por ejemplo, tomar una clase de natación.

Cada una de las actividades tiene una etiqueta, como estratégico, ventas, ingeniería, aprendizaje, personal, etc. De esta forma, puedo saber cuánto tiempo invierto en cada tópico en especifico, sin importar el tipo de tarea a la que pertenezca (reunión, seguimiento, actividad o rutina).

Herramientas

No existe una herramienta de modelo de gestión de tiempo superior a las demás, necesitas probar para encontrar la ideal para ti. En lo personal, he intentado con Notion, Bear y Todoist. Desde hace un año elegí que la última se adaptaba mejor a mis necesidades.

Hazlo a tu manera

En este blog quise compartir lo que me ha ayudado a mejorar mi productividad, dar seguimiento a proyectos importantes y trabajar de una manera sostenible que se adapte a mi rutina.

Es complicado dar una solución directa para optimizar tu tiempo porque cada cabeza es un mundo. Invertir tiempo para organizarte y encontrar el mejor sistema para ti trae beneficios a largo plazo.

Si puedo apoyar de cualquier forma, no dudes en escribirme a poncho@nowports.com