Documentos para importar y exportar un producto en México

Conocer la lista completa de documentos necesarios para importar y exportar en México no solamente es clave para evitar problemas en el proceso sino también, para ahorrar tiempo. Así que hoy me gustaría ayudarte a tener clara esta información.

Recientemente, tuve la oportunidad de asesorar a un cliente que me comentó que ha estado teniendo dudas sobre los documentos de importación en México y, pese a que no es la primera vez que realiza este proceso, la enorme cantidad de información en Internet le ha hecho cuestionarse sobre esto.

Después de analizar un poco algunos de los varios artículos que hay disponibles en la web sobre este tema, me pareció sumamente importante explicarlo lo mejor posible. Y, si bien en Nowports no pretendemos establecer un manual absoluto, lo que si queremos hacer es ser de ayuda facilitando esta información.

Hice este artículo para que puedas identificar mejor los documentos de importación y exportación en México y sobre todo, conocer si realmente son necesarios para el producto que deseas importar o exportar. Así que sin más, ¡empecemos!🙌

Documentos necesarios para importar y exportar en México

Antes de profundizar en el tema, es fundamental que sepas que no existe una categoría única para organizar todos estos documentos y mucho menos, que es obligación seguir estrictamente mis recomendaciones. Con esta información solo busco que puedas identificar los requisitos que aduanalmente, fiscalmente, y por naturaleza de la carga, son requeridos.

De acuerdo a la Ley Aduanera de México, publicada el 15 de diciembre de 1995 y vigente hasta el día de hoy con sus respectivas actualizaciones, los documentos necesarios son:

El pedimento

Según la definición citada en la misma, este documento se refiere a:

“La declaración en documento electrónico, generada y transmitida respecto del cumplimiento de los ordenamientos que gravan y regulan la entrada o salida de mercancías del territorio nacional, en la que se contiene la información relativa a las mercancías… ”

En otras palabras, el pedimento es la declaración formal de aduanas en la cual se muestra:

• Información de la mercancía
• Lugar de entrada o salida
• Cantidad, piezas
• Costo unitario

Y cuenta con toda la información mencionada en los anexos 22 y 23 de las reglas de carácter general en materia de comercio exterior,  relativo al llenado de pedimento. Y debe presentarse al momento de la nacionalización de las mercancías.

Si bien la ley indica que el pedimento puede emitirse por un agente o apoderado aduanal, en la práctica, su elaboración es mediante la contratación de un agente o agencia aduanal, ya que estos son quienes cuentan con toda infraestructura para realizar la transmisión electrónica de información al sistema aduanal.

Ahora bien, para seguir con la documentación, primero es necesario revisar el artículo 36-A de la Ley Aduanera, pues es donde se indica qué otros documentos deberán acompañar al pedimento, según cada caso.

Documentos de importación en México

Factura comercial

Es el documento que ampara la compra de la mercancía y debe indicar, según sea el caso, información del producto como: 

• Costo unitario
• Unidad de medida comercial (m3, kilogramos, juegos, piezas)
• Cantidad
• Lugar y fecha de expedición
• Descripción del producto
• Incoterm
• Número de factura
• Órdenes de compra

Asimismo, debe emitirse por el proveedor de la mercancía y no puede modificarse una vez que se haya presentado al proceso aduanal. 

Conocimiento de embarque

Es el documento que ampara la transportación de la mercancía, es decir, es el boleto de viaje de la misma donde se muestra:

• Origen
• Destino
• Remitente
• Destinatario
• Cantidad de bultos embarcados 
• Peso de la carga
• Entre otros datos

Y dependiendo de la modalidad de transporte mediante la que se vaya a mover la carga, es posible identificarlo de la siguiente manera: 

• Aéreo: Guía aérea
• Marítimo: Bill of Lading 
• Terrestre: Carta porte

Por otro lado, el documento de embarque debe emitirse por el agente de carga (freight forwarder) o empresa de mensajería que realice la transportación internacional. 

Este documento será el comprobante del servicio de transporte y aquí lo que te aconsejo es que  leas muy bien las condiciones del servicio, estas las encuentras al reverso del mismo.

Documento que compruebe el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias

Según lo establecido por la Secretaría de Economía, las regulaciones no arancelarias son medidas que les sirven a los gobiernos para controlar el flujo de las mercancías. Estas establecen límites a la cantidad de mercancía que puedes exportar o importar, o bien, exigen el cumplimiento de estándares de calidad, de ahí que se dividan en: 

• Cuantitativas
• Cualitativas

Estas regulaciones y restricciones no arancelarias (RRNA) pueden ser:

• Permisos previos
• Cupos
• Normas oficiales mexicanas (NOMs) 
• Cuotas compensatorias
• Certificaciones
• Marcado del país de origen
• Etiquetados
• Entre otras

Y serán determinadas por la misma Secretaría de Economía.

Certificado de origen

Es el documento que ampara el lugar de creación de la mercancía. Indica cuál es el país de procedencia de los bienes y si son manufacturados, ensamblados, o totalmente creados dentro del mismo país donde se emite el mismo.

Aunque este certificado puede usarse para varios propósitos, para fines de este artículo solo mencionaré algunos de ellos:

Preferencia arancelaria

Cuando la mercancía provenga de  un país con el que se tenga algún acuerdo de libre comercio o tratado, debe demostrarse que es originaria de dicho país con la finalidad de obtener los beneficios arancelarios de ese acuerdo o tratado. Para ello es necesario consultar los diferentes acuerdos y tratados firmados por México.  

Sin preferencia arancelaria

Este certificado se emite por las cámaras de comercio locales y permite realizar trámites administrativos. Puede utilizarse para facilitar la comercialización, transportación, importación o distribución de productos en los países permitidos.

Es el documento que ampara lo necesario, en caso de que los productos sean susceptibles a identificarse de manera individual. Esto significa que, siempre que la mercancía se pueda identificar individualmente, ya sea por número de serie, lote, marbetes, parte, marca o modelo, esta información debe declararse junto con el pedimento.

Ahora, si tu empresa es exportadora (o pretende serlo), enseguida detallo los documentos necesarios para que pueda realizar sus envíos.

Documentos necesarios para exportar en México

Para la exportación, se requiere adjuntar los documentos antes mencionados y además:

Factura comercial 

Es el documento que comprueba que se cumplen las regulaciones y restricciones no arancelarias.

Documentos fiscales

Siguiendo con la categorización de documentos necesarios para la importación y exportación en México, considero necesario incluir los documentos fiscales. Estos sirven para elaborar el pedimento e incluso, para contratar los servicios del agente aduanal que se encargue de hacerlo.

Los documentos fiscales son:

• Constancia de situación fiscal 
• Opinión de cumplimiento de obligaciones fiscales
• Padrón o registro de importadores / exportadores dependiendo de la mercancía a comercializar, incluyendo los padrones específicos 
• Sellos digitales de VUCEM y FIEL
• Carta encomienda, emitida por el importador o exportador y donde se autoriza al agente aduanal actuar en su representación para todos los actos inherentes a la importación o exportación de mercancías, como representante del mismo. 

Documentos para reconocer la naturaleza de la carga

Otros documentos que se deben presentar y que son igual de importantes a la hora de realizar una importación o exportación en o desde territorio mexicano son aquellos que permiten identificar el tipo de carga a mover. Estos son:

Declaración de carga peligrosa

Debido a que existen productos que por naturaleza pueden ser dañinos para el ser humano o medio ambiente, estos deben catalogarse como de “material peligroso” y este documento sirve para especificarlo.

La declaración de carga peligrosa (DGD por sus siglas en inglés) acompaña a las mercancías durante su transportación y contiene información sobre ellas, su manejo y números de emergencia en caso de algún siniestro. 

Lista de empaque

Es el documento que indica las características del embalaje de la mercancía, tales como:

• Peso unitario
• Total de los bultos
• Dimensiones
• Si son pallets, bultos, cajas, bidones etc. 

Prepara tu documentación adecuadamente

Algo que debes tener muy presente, es que todos los documentos que mencioné no necesariamente deben emitirse en su totalidad por el exportador, proveedor o vendedor de la mercancía, por eso, en caso de que tengas dudas, te recomiendo acercarte a profesionales con expertise en comercio internacional.

En Nowports, por ejemplo, contamos con un equipo con más de 20 años de experiencia en movimiento de carga a nivel internacional. Te ayudamos y fungimos como intermediarios con nuestros agentes aduanales para  emitir y preparar tu documentación al importar o exportar.

De igual manera, es importante que antes de cualquier movimiento, realices una revisión previa de tus documentos de comercio exterior, ya que solo así podrás realizar los cambios necesarios antes de incurrir en algún error o incumplimiento ante las autoridades, y evitar costos extra o multas aduanales por documentos mal emitidos o faltantes.  

Ya lo sabes, si quieres saber más sobre estos documentos, contáctanos. Nuestro equipo está listo para asesorarte durante todo el proceso de tus operaciones desde el primer movimiento.