Inventario cíclico: ¿en qué consiste y cuándo se usa?

Cuantificar los productos disponibles, los que faltan para cubrir la demanda y hasta aquellos que han sido los más y menos vendidos, es necesario para administrar adecuadamente un almacén, pero… ¿cómo tener esto bajo control? El inventario cíclico ayuda a lograrlo y hoy te contamos sobre su función y beneficios.

Esta práctica, más allá de contabilizar las mercancías, es un pilar para optimizar las operaciones y aumentar la eficiencia empresarial. Así que no dejes de conocer cómo marca la diferencia en el manejo de inventarios y en el mundo de los negocios. 📦

¿Qué es inventario cíclico?

También se le conoce como inventario rotativo y conteo cíclico, y es un tipo de inventario que consiste en contar y verificar las existencias de manera periódica varias veces durante el año (divide el proceso en ciclos más pequeños y frecuentes), en lugar del inventario físico anual que se basa en realizar un solo conteo general al final del mismo. 

Su objetivo principal es identificar y corregir diferencias entre los registros contables y las existencias físicas de manera más frecuente, para minimizar los errores y pérdidas, y a la vez, detectar más rápido las posibles causas. Por esto se ha convertido en una de las principales técnicas de gestión de inventario.

Para llevarlo a cabo, se elige un grupo de productos y se realiza un conteo de esas existencias en un período regular. Los resultados se comparan con los registros del sistema para identificar cualquier discrepancia y, de encontrarse con alguna, se procede a investigar la causa y a tomar medidas correctivas, como ajustes en el sistema o la búsqueda de posibles problemas operativos.

¿Cuándo implementar esta auditoría de inventario?

La manera de realizar inventarios cíclicos lo define cada empresa según sus necesidades y capacidad, es decir, puede realizarse cada semana, mes, bimestre, trimestre, etc. 

Esto significa, que debe basarse en la naturaleza de los productos y la rotación de existencias, pues a lo mejor, los productos de alta demanda o de alta gama pueden requerir recuentos más frecuentes para garantizar su seguridad y una gestión eficiente.

Asimismo, el crecimiento del negocio, la introducción de nuevos productos o los cambios en la demanda pueden resaltar la necesidad de ponerlo en práctica. La buena noticia es que es un método que proporciona flexibilidad para adaptarse a los cambios sin comprometer la integridad del inventario.

Una vez que se decida ponerlo en marcha, es importante que para asegurar una ejecución sin problemas, se tengan presentes los siguientes aspectos:

• Planificación estratégica: antes de iniciar el inventario cíclico, es crucial determinar la frecuencia de las auditorías, la asignación de recursos y la capacitación del personal.
• Uso de tecnología avanzada: sistemas de escaneo de códigos de barras y software de gestión de inventario automatizado pueden agilizar el proceso y reducir errores.
• Colaboración interdepartamental: es importante fomentar la colaboración entre los equipos de logística, ventas y finanzas. Para garantizar una una ejecución fluida y eficiente del inventario cíclico, deben trabajar de la mano.

Ahora bien, ¿qué hay sobre sus resultados?

Ventajas del control de inventario cíclico

Cuando un inventario rotativo se ejecuta de forma correcta, es posible lograr una exactitud en los registros de existencias de más del 95%, según los especialistas en almacenaje de la compañía ATOX. Y no es todo, el efecto dominó que esto genera, se resumen en:

Optimización de stock: al realizar conteos regulares, se reduce significativamente la posibilidad de errores en los registros de inventario, lo que mejora la precisión de la gestión de existencias.

Manejo óptimo de recursos financieros: al conocer con precisión la cantidad de productos en stock, se evitan inversiones innecesarias en la compra de más existencias de lo necesario, optimizando así los recursos monetarios.

Reducción de costos: la identificación temprana de problemas en el inventario permite tomar medidas correctivas oportunamente. Esto ayuda a evitar pérdidas por obsolescencia, deterioro o robos, lo que puede conducir a una reducción de costos a largo plazo.

Mejora de procesos operativos: el inventario cíclico proporciona una visión constante del flujo de productos, permitiendo ajustes y mejoras continuas en los procesos operativos.

Mejora en la planificación: al contar con datos actualizados con mayor frecuencia, las empresas pueden realizar una planificación más precisa y eficiente de la producción, las compras y las ventas. Esto ayuda a evitar situaciones de exceso o escasez de inventario.

Ahorro de tiempo: los conteos cíclicos generalmente involucran a equipos más pequeños y requieren menos tiempo en comparación con los inventarios anuales completos. Esto libera recursos y tiempo que pueden destinarse a otras actividades operativas y estratégicas.

Análisis de tendencias y demandas: brinda datos actualizados y en tiempo real sobre las tendencias de demanda. Esto facilita la toma de decisiones, como ajustes en las estrategias de marketing o en la planificación de la cadena de suministro.

Mejora en la satisfacción del cliente: al mantener niveles de inventario precisos, las empresas pueden cumplir de manera más consistente con los pedidos de los clientes. Lo que aumenta su satisfacción al evitar retrasos o cancelaciones por errores en el inventario.

Es momento de tomar el control del inventario 

La capacidad de adaptarse rápidamente a cambios en la demanda y optimizar las operaciones es esencial en el competitivo escenario empresarial actual. Por ello, cada vez más empresas están adoptando enfoques más proactivos en la gestión de inventarios, moviéndose hacia estrategias más ágiles y flexibles, como la cíclica.

Mantener actualizados los registros de inventario no solo ayuda a identificar productos obsoletos o de lento movimiento y aquellos que fungen como las estrellas del negocio sino también representa una enorme oportunidad para tomar medidas proactivas que reduzcan la obsolescencia y maximicen el retorno de la inversión. 

Ahora que ya conoces mejor su funcionamiento, evalúa los beneficios que generaría también para tu negocio y ¡ponlo en marcha! Recuerda que al contar regularmente tus productos, puedes planificar mejor la asignación de tus presupuestos y la reposición de existencias, evitando así la acumulación de aquellos no deseados o la falta de los esenciales.