¿Cómo dirigir en medio de una pandemia?

Para muchas compañías, las medidas de contingencia por COVID-19 llegaron de sorpresa. El virus trajo diversos retos para nowports desde principios de 2020, como encontrar rutas alternativas con paros laborales y cierres de fronteras, y recientemente el trabajo a distancia recomendado por la Organización Mundial de la Salud.

Como empresa digital, con más de 90 empleados y oficinas activas en Monterrey, Ciudad de México, Santiago de Chile y Bogotá, nuestro equipo domina herramientas de comunicación a distancia, como Slack para mensajes al instante y Google Meet para juntas de seguimiento. Sin embargo, que cada miembro trabaje desde su casa despierta muchas dudas:

¿Cómo puedes saber si todos tus colaboradores están trabajando? ¿Algún miembro se siente aislado, ansioso o deprimido? ¿Estamos recibiendo suficiente retroalimentación de nuestras propuestas? ¿Podemos ser igual de efectivos como líderes a distancia?

Para mejorar nuestro flujo de trabajo, buscamos consejos de algunos expertos en liderazgo, resiliencia y manejo de crisis. Estos son algunos puntos que puedes implementar en tu empresa.

Aprovecha tus habilidades a distancia

En su libro "The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote Leadership", Kevin Eikenberry y Wayne Turmel proponen una serie de reglas para ser un buen líder. Entre estas, destacan consejos prácticos como:

• Asegura que tus tiempos de respuesta sean más rápidos y en diferentes medios, como correo, mensajería y llamadas.

• Si tu empresa usa calendarios compartidos, promueve que registren en este sus labores y tiempos disponibles para reuniones.

• Las dinámicas de comunicación son distintas, pero esto no es una excusa para aislarse.

• Define y da seguimiento a metas precisas, es probable que tengas que desglosarlas más de lo habitual.

• Asesora a tu equipo y pregunta cómo puedes aportar.

• Identifica la mejor manera para que tu equipo se comunique, no la limites a tus preferencias.

• Asegura que las juntas sean breves y dirigidas, respondiendo las preguntas ¿qué hace cada quién? y ¿qué necesitan? Promueve compartir algo positivo al finalizar.

• Adquiere la confianza de tu equipo, buscando entender su forma de pensar. No te fijes solo en sus acciones.

• Domina las herramientas de comunicación para hacerlas más efectivas.

• Asegúrate que cada proyecto reciba la misma retroalimentación, tanto de su desarrollo como del resultado final.

• Implementa actividades de integración a distancia.

• Habla con tus gerentes para que hagan lo mismo con sus equipos.

Herramientas de comunicación

Mensajería instantáneaEs nuestro medio prioritario para comunicación y seguimiento rápido. Te recomendamos crear canales o categorías para atender diferentes asuntos, incluyendo uno para compartir consejos de trabajo remoto y otro más casual para promover la integración. Asegúrate que la plataforma que elijas sea accesible para todo tu equipo. Sugerencias: Slack, Workplace, Whatsapp.

Correo electrónico Los correos siguen siendo nuestro medio oficial de comunicación. Durante una contingencia, aumenta la importancia de una rápida respuesta, más si se trata del mensaje de un cliente o proveedor.

VideollamadasVer las caras de los involucrados crea una mejor conexión con tu equipo. Sin embargo, con la calidad actual de redes en Latinoamérica, a veces es mejor desactivar algunas cámaras por el bien de la transmisión del audio. Sugerencias: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Whatsapp.

Llamadas telefónicasPara resolver asuntos al instante, nada mejor que una llamada telefónica. Asegúrate que todos cuenten con los números de las personas con quienes atienden asuntos inmediatos, en caso de que falle su conexión.

Documentos compartidosLas herramientas de Google (Docs, Sheets y Slides) son parecidas a las de Microsoft (Word, Excel y Power Point), con el beneficio de colaborar en línea entre varios miembros. Tú asignas los permisos para ver y editar cada archivo y cualquiera con cuenta de Google puede acceder a estas.

Seguimiento de asignacionesProbablemente ya llevaban alguno de estos sistemas compartidos en tu empresa, que muestran con transparencia el avance de actividades y los responsables de cada tarea. Existen muchos en línea, con un rango amplio de capacidades y costos. Sugerencias: Asana, Trello, Jira.

Explicaciones en video¿Haces muchas juntas en las que compartes pantalla para explicar un procedimiento? Puedes ahorrar mucho tiempo al grabarlo una vez y compartirlo con quien necesites. Sugerencias: Quicktime en Mac, Loom, Screencast-O-Matic.

Diseña un plan de pandemia

De acuerdo a Laurence Barton en su libro "Crisis Leadership Now", muchas empresas exitosas tienen su plan ante diferentes desastres. Para crear el tuyo, sigue estos pasos:

Antes de la pandemia

• Elige un líder responsable de comunicar internamente las actualizaciones del problema.

• Selecciona un vocero único para las actualizaciones a tus clientes y proveedores.

• Asegúrate que tu departamento de informática tenga una estrategia para la comunicación a distancia y soporte al cliente, tomando en cuenta los servidores de tu empresa.

• Arma un plan de emergencia logístico, detallando cómo vas a enviar y recibir tu mercancía ante posibles cierres de fronteras.

• Cuenta con un directorio, actualizado y confidencial, de tu equipo, proveedores y clientes. Este debe incluir números y contactos de emergencia.

• Si trabajas con sindicatos, habla con ellos de anticipación de salarios prolongados y continuación de beneficios.

• Crea un plan de sucesión para las piezas clave de tu empresa.

Durante la pandemia

• Ubica quiénes están de viaje y cómo pueden regresar a casa. Lo recomendable es que consulten a un doctor y trabajen desde casa hasta que superen la ventana de cuarentena; sin embargo, por motivos legales hay cosas a las que no los puedes obligar.

• El líder responsable de comunicación interna difunde detalles de la prevención, cambios y cancelaciones de manera puntual. Lo mejor es que esa persona trabaje desde su casa.

• El vocero comunica de manera oportuna las medidas y actualizaciones de los movimientos de la empresa a clientes y proveedores.

• Antes de tomar una decisión basada en una noticia externa, verifica la información y discute el plan de respuesta.

• Programa videoconferencias entre varios departamentos para mantenerse actualizados.

Reglas o sugerencias para tus colaboradores

Así como en la oficina, no puedes esperar que tus empleados permanezcan sentados o vigilarlos durante toda la jornada laboral. Pero sí puedes hacerles algunas recomendaciones para evitar distracciones, como:

• Encontrar un espacio de trabajo dedicado, cómodo, con el equipo adecuado y de preferencia con puerta.

• Colocar un letrero de "no molestar, realizando llamadas de trabajo" en la entrada de su casa, para evitar que vendedores timbren y alteren a sus mascotas.

• Aprovechar el tiempo antes gastado en medios de transporte para salir a la calle o a un patio (sin personas cerca) y caminar un poco, nuestro cuerpo necesita la luz solar.

• Mantener sus hábitos de aseo, esto nos mantiene activos.

• Verificar qué va a salir en pantalla (detrás de ellos) antes de hacer una videollamada.

• Tener en papel o en su teléfono los números de servicio de Internet y electricidad, en caso de que fallen.

• Trabajar solo en su horario habitual y evitar intercalar actividades cotidianas, como cocinar y labores de limpieza.

Recuerda: ¡trabajar a distancia no significa estar solo! Situaciones como esta pueden resultar en soluciones creativas por parte de tu equipo.

En nowports, trabajamos por mantener los movimientos de empresas y mejorar la solución sanitaria por la que estamos pasando. Si conoces a una organización o individuo que requiera mover equipo médico, podemos ayudarte. Consulta la nota de Max para más información.